70% van alle ERP implementaties faalt!

Ontdek hier waarom en hoe het anders kan

Het succes van een ERP implementatie wordt over het algemeen bepaalt door drie dimensies:

  • binnen vooraf overeengekomen tijd;
  • binnen vooraf overeengekomen scope;
  • binnen vooraf overeengekomen budget;

Vaak wordt ook nog kwaliteit genoemd. En dat klopt. Tegelijkertijd is kwaliteit lastig meetbaar te maken. En daarom laten we kwaliteit hier buiten beschouwing (die andere drie zijn al moeilijk genoeg).

Een element dat meestal niet wordt genoemd (maar wel van belang is) is duurzaamheid. Een duurzame ERP implementatie is een implementatie die ook na verloop van tijd nog doet wat ie moet doen.

Veel implementatietrajecten besteden weinig tot geen aandacht aan de bewustwording van de eindgebruiker waarom ie doet wat ie moet doen. Daarmee ontstaat geen eigenaarschap, en voelt een gebruiker zich meestal niet geroepen om er bijvoorbeeld voor te zorgen dat de Master Data klopt.

Zoals gezegd, in dit artikel alleen een focus op tijd, scope en budget.

En zelfs met alleen deze drie zien we dat maar een klein deel van de implementaties succesvol is.

In veel management teams heerst ten aanzien van ERP een sfeer van angst, onzekerheid en twijfel. Elk van deze emoties is een slechte raadgever bij het maken van een goede keuze voor de wijze waarop het primaire proces door middel van IT systemen ondersteunt kan gaan worden. Er is te weinig aandacht voor wat nu echt nodig is vanuit de organisatie, de processen, de cultuur én de mensen.

Hoe kan dat nu?

We implementeren ERP ongeveer sinds het midden van jaren 80 van de vorige eeuw. De ervaringsinformatie is daarmee al behoorlijk omvangrijk geworden. Tegelijkertijd is de dynamiek van de omgeving waarin ERP wordt geïmplementeerd en ERP zelf zo enorm in beweging dat meerjarige vergelijkingen van implementaties nauwelijks mogelijk zijn.

In “hoe het kan waarom het misgaat”, noemen we hieronder de 3 belangrijkste oorzaken. En vervolgens zullen we 10 aandachtspunten noemen om het anders te doen.

“scope freeze” is leuk maar kan niet

Hoewel er relatief snelle (6 maanden) ERP implementaties bekend zijn, nemen de meeste toch zo’n 12-24 maanden in beslag, met uitschieters naar 3-5 jaar.

Om de implementatie succesvol te maken, bevriezen we aan het begin van de implementatie de scope: Dit zijn de processen die we met de nieuwe ERP software gaan ondersteunen. Een goed voornemen. En in de praktijk niet houdbaar. Organisaties zijn continu in verandering. Het is een illusie om te veronderstellen dat 12-24 maanden lang geen verandering in de manier van werken optreedt. Binnen scope succesvol implementeren kan dus bijna niet.

“fear, uncertainty & doubt”

In veel management teams heerst ten aanzien van ERP een sfeer van angst, onzekerheid en twijfel. Elk van deze emoties is een slechte raadgever bij het maken van een goede keuze voor de wijze waarop het primaire proces door middel van IT systemen ondersteunt kan gaan worden. Er is te weinig aandacht voor wat nu echt nodig is vanuit de organisatie, de processen, de cultuur én de mensen.

onderschatting in plaats van overschatting

Hét ERP pakket krijgt bij de selectie vrijwel alle aandacht. Alles kan. Veel implementaties gaan mis omdat dat wat er ook is structureel en fundamenteel wordt onderschat:

  1. Data cleaning en beschikbaarheid: gegevens kunnen niet 1:1 worden overgezet naar het nieuwe systeem. Vervuilde data moet worden opgeschoond. Classificatie moet worden aangepast. Het maken, testen en uitvoeren van conversie scripts neemt vrijwel altijd meer tijd in beslag dan gepland.
  2. Integraties: Een ERP pakket zonder koppelingen bestaat niet meer. En alle ERP pakketten hebben standaard koppelingen beschikbaar (althans dat is wat ze zeggen). De werkelijkheid tijdens de implementatie: De standaard is net niet standaard genoeg om bij jouw implementatie te gebruiken. Er zijn toch aanpassingen nodig. Het effect: vertraging en verhoging van kosten.
  3. Maatwerk: Niemand wil maatwerk. En bijna iedereen heeft het. Niet als gestart wordt met de implementatie. Maar bij het uittekenen van het proces in de software komt toch dat ene procesje naar boven wat niet ondersteunt wordt maar wat niet aangepast kan worden. Effect: vertraging in tijd, hogere kosten
  4. Kerngebruiker beschikbaarheid: Beschikbaarheid van kerngebruikers wordt vaak gemakkelijk toegezegd. Deze superusers zijn vaak ook de mensen die het al relatief druk hebben in het dagelijkse werk. Dat maakt dat heel vaak deze beschikbaarheid niet waargemaakt kan worden. Effect: vertraging in tijd en vaak ook hogere kosten door aantrekken tijdelijk personeel.
  5. Testen: Het is saai en tijdrovend en wordt altijd onderschat.

Hoe kun je dat nu voorkomen?

Met het omschrijven van het probleem, ontstaat vaak ook de oplossing.

Veel van deze problemen en hun oplossingen zijn geen rocket science meer. En toch zijn er nog voorbeelden te over waar het misgaat.

Dan is dat wat het is, zou je kunnen zeggen.

En dat weigeren wij te accepteren.

Waarom kan een ERP implementatie niet Lean: first time right?

Het antwoord op de vraag hoe je een ontsporing kunt voorkomen is soms wat on-conventioneel. Dit omdat als je blijft doen wat je deed, je krijgt wat je had.

Hoe kun je een falende ERP implementatie voorkomen?

  • Doe geen ERP meer. Het begrip ERP is steeds verder achterhaald. Een one-size-fits-all bestaat niet. Er zijn andere strategieen denkbaar die veel meer effectief zijn. Strategieen die recht doen aan het ERP systeem dat je nu hebt, maar die niet per definitie zeggen: ERP door ERP vervangen. Denk eens na over een best-of-breed strategie: Een strategie die een herinrichting meer beheersbaar maakt, flexibeler maakt, beter aansluit bij de primaire processen en de arbeidsproductiviteit vergroot.
  • Eet de olifant in plakjes. Doe geen grote big-bang alles in 1x keer implementatie. Tijd, scope en budget zijn daarvan moeilijk te overzien. Begin klein, vier je succes, structureer en schaal dan op.
  • Bezint eer ge begint. Veel implementaties starten veel te snel. Zolang de te ondersteunen processen niet helder in kaart zijn gebracht: begin niet. Besteed serieus tijd aan die elementen van een implementatie die onderschat worden. Een goede voorbereiding is 90% van het succes. Toch beginnen betekent een grote kans op scope afwijking, vertraging in de tijd en verhoging van de kosten.
  • Respecteer cultuur. De organisatie en haar processen aanpassen aan de standaard van de software, omdat hier geen sprake is van onderscheidend vermogen, is an sich een goede zaak. Tegelijkertijd kan dit alleen als de cultuur van de organisatie dit toelaat. Als dit niet past binnen de huidige cultuur van de organisatie, is de aanpassing en daarmee de implementatie gedoemd te mislukken. In dat geval is of eerst een cultuur wijziging nodig, of een verandering van scope van de software. En let op: een wijziging in cultuur doe je niet volgende week donderdag om 16 uur.
  • Test, test, test, test, test. Aan het eind van een ERP traject zal veel eind- en kerngebruikers de testscenario’s uit de oren komen. Als ze er helemaal klaar mee zijn, is de kans groot dat het goed is. Het, conform script, uit en te na doortesten van stand-alone en integrale functionaliteit is de enige manier om te verifiëren of dat wat de software moet doen, hij ook daadwerkelijk doet. Doe geen concessies, geloof geen mooie beloftes. Ga door totdat het klopt. Dat is de enige manier om teleurstelling te voorkomen.
  • Alleen als de proces eigenaar het ziet en doorheeft. Aan het begin van een implementatie wordt vaak gestart met het modelleren van de processen die met de software ondersteunt moeten gaan worden. Handige business consultants met dito handige tools nemen dit modelleren vaak op zich. Ze zijn er handig en snel in. Voor de proces eigenaar, die vooral druk is in de dagelijkse operatie, geldt meestal het tegenovergestelde. En dit is precies waar de valkuil zit. In het verlangen van de business consultant om door te gaan en de proces eigenaar om er vanaf te zijn, wordt te vaak, te snel ja gezegd tegen het procesverloop. Pas achteraf tijdens de parameterisering van de software ontdekt de key-user dat het niet klopt. Dan is het te laat: change of scope. De remedie is heel simpel: als de proces eigenaar het proces tot in de details ten overstaan van de projectteam leden kan presenteren en uitleggen, is het van hem, toont hij eigenaarschap en zal het kloppen met de ERP inrichting.
  • Master data op orde. In de afgelopen jaren hebben we menig bedrijf weten te behoeden voor een nieuwe ERP implementatie. We hebben dit gedaan door vooral maar 5x de waarom vraag te stellen. In bijna alle gevallen lag de oplossing voor de problemen met de huidige ERP omgeving verscholen in het op orde brengen van de master data. Als master data niet op orde is, zal geen enkel systeem goed functioneren. Het systeem krijgt de schuld, edoch is niet de veroorzaker van het probleem: rubbish in => rubbish out. Ga geen ERP selectie starten als de master data niet op orde is.
  • Geen business redesign: Lange tijd hebben we gepropageerd om Business Process Redesign hand-in-hand te laten gaan met de ERP implementatie. Het idee is goed en met de huidige generatie ERP pakketten kan dit helemaal niet. Niet doen. Maak het ERP traject zo klein dat je daadwerkelijk kunt gaan werken met een bevroren scope.
  • Key user availablity: Misschien wel de meest lastige om bij de wortels aan te pakken. Een aantal belangrijke suggesties:
    1. Rooster de kern-gebruikers samen met de leidinggevenden voor bepaalde dagen in de week, of dagdelen volledig in voor ERP werk en daarmee uit voor “regulier” werk.
    2. Communiceer het ERP rooster met alle betrokkenen en houd je eraan
    3. Zorg voor tijdelijke vervanging van de kerngebruiker in zijn “reguliere” werk (daar waar vervangen kan worden) en budgetteer dit vooraf!
  • Stick to the standaard: Dit is makkelijker gezegd dan gedaan. Er zijn vrijwel geen ERP omgevingen zonder maatwerk. En altijd leidt/lijdt maatwerk tot ergernis, bij de implementatie maar ook bij het onderhoud. Met wat er aan IT technologie vandaag de dag beschikbaar is luidt het advies:
    • Blijf voor je ERP omgeving bij de standaard;
    • Als aanvullende functionaliteit echt nodig is, bekijk dan of deze als Business App gebouwd kan worden naast de ERP omgeving. Dit scheelt aanzienlijk in de kosten en maakt het totaal vele male beter beheersbaar.

In dit artikel hebben we je een overzicht gegeven van wat nu de belangrijkste redenen zijn waarom een groot deel van de ERP implementaties nog steeds faalt.

Tegelijkertijd nemen we je mee naar hoe het anders kan.

De pleidooi die we daarbij houden is tegelijkertijd ook datgene wie wij zijn, wie Mondea is: besteed aandacht aan de organisatie van je implementatie. Wat aandacht krijgt groeit. Stap niet gemakkelijk over zaken heen in de beginfase. Het is goed om stil te staan bij het maken van een goede strategische keuze alvorens een selectie van leveranciers te starten. Het is goed om stil te staan bij de mate waarin de organisatie gereed is voor de implementatie en niet te starten alvorens die bevestiging er is.

Het is onze overtuiging dat wanneer deze richtlijnen gehanteerd worden het percentage succesvolle implementaties drastisch zal verbeteren.

Wij zijn Mondea

Wij zijn de Orgware Company

Omdat we ons kunnen voorstellen dat na het lezen van dit artikel er wellicht meer vragen zijn dan antwoorden, bieden we aan om, eenmalig, geheel vrijblijvend en kosteloos, gedurende anderhalf uur met een van onze orgware specialisten te sparren over uw situatie.  

Klik hier om van dat aanbod gebruik te maken